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Aucune dépense n'entre sans sa facture.
C'est la règle la plus simple du produit, et la plus impopulaire au début : une dépense sans justificatif reste bloquée dans la file de validation. Trois mois plus tard, c'est ce qui permet de répondre à un copropriétaire en dix secondes.
- Justificatif
- obligatoire, bloquant
- Validation
- à deux yeux au-delà d'un seuil
- Stockage
- privé, URL signée
- Traçabilité
- journal inaltérable
Trois trous par lesquels l'argent disparaît
Une dépense passe sans facture, on la retrouvera plus tard.
Elle reste bloquée dans la file de validation tant que la pièce manque. Elle n'entre dans aucune annexe.
La facture est retapée au bureau, avec une erreur.
Photographiée sur place par le gardien ou le syndic ; la pièce est attachée avant que le montant n'existe.
Une grosse dépense engage la copropriété sur une seule signature.
Au-delà du seuil voté, une seconde validation est requise : conseil syndical ou second gestionnaire.
De la facture à l'annexe, sans maillon manquant
Une dépense, c'est une pièce, un montant, un poste et une validation. Le produit refuse qu'il en manque un.
Photographiée sur place, pas retapée au bureau
Le gardien ou le syndic photographie la facture, choisit le fournisseur et le poste. La pièce est attachée avant que le montant n'existe en comptabilité.
- Photo depuis le téléphone, y compris avec une connexion faible.
- Fournisseurs enregistrés, avec leurs contrats et leurs échéances.
- Rattachement au poste comptable et à la clé de répartition.
واجهة الحارس متوفرة بالعربية
Deux yeux au-delà du seuil voté
Les petites dépenses passent seules ; au-dessus du seuil défini par la copropriété, une seconde validation est requise — conseil syndical, ou second gestionnaire du cabinet.
- Seuil paramétrable par copropriété, voté en AG.
- File de validation visible, avec l'ancienneté de chaque demande.
- Refus motivé, renvoyé au demandeur avec le motif conservé.
Le copropriétaire peut remonter à la pièce
Depuis son application, un copropriétaire ouvre une ligne de charge et voit la facture correspondante. La transparence n'est pas une promesse dans la plaquette : c'est un lien cliquable.
- Accès en lecture aux justificatifs des charges communes.
- Contestation d'une ligne enregistrée et suivie, avec réponse tracée.
- Export de l'ensemble des pièces d'un exercice, en un fichier.
Le circuit d'une dépense
- 01
La facture est photographiée
Sur place, depuis la loge ou le téléphone du syndic ; fournisseur et poste choisis dans la foulée.
- 02
Elle entre dans la file
Montant, pièce, poste : si l'un manque, la ligne est bloquée et nommée.
- 03
Elle est validée
Seule sous le seuil ; à deux yeux au-dessus, selon la règle votée.
- 04
Elle devient une charge
Répartie aux tantièmes, visible par chaque copropriétaire jusqu'à la pièce.
Ce qui change concrètement
Qui s'en sert, et pour quoi
Gardien
Il photographie la facture de petite caisse ; le montant est saisi, la pièce attachée, sans passer par le bureau.
Gardien & loge
Syndic bénévole
Vous validez depuis votre téléphone, et la clôture ne vous surprendra plus avec une dépense sans pièce.
Pour syndic bénévole
Copropriétaire
Il remonte de sa quote-part jusqu'à la facture. La transparence n'est pas une promesse, c'est un lien.
Application résidentsQuestions sur les dépenses
Et si la facture arrive après le paiement ?+
La dépense reste bloquée jusqu'à ce que la pièce soit jointe ; le rapprochement bancaire vous la signale. Rien n'entre en comptabilité sans pièce, même payé.
Où sont stockées les factures ?+
Sur un stockage privé, chiffré, servi par URL signée à durée limitée. Elles sont incluses dans l'export complet si vous quittez le produit.
SécuritéQui fixe le seuil de double validation ?+
Votre assemblée générale. Le seuil est un paramètre de la copropriété ; le produit l'applique.
Peut-on refuser une dépense ?+
Oui, avec un motif tracé. Le refus est une ligne du journal, comme la validation : horodaté, nominatif, inaltérable.
Pourquoi le blocage est une fonctionnalité
On nous demande parfois de désactiver l'obligation de justificatif « juste pour la mise en route ». Nous ne le faisons pas. Un historique où 12 % des dépenses n'ont pas de pièce ne se répare jamais, et c'est exactement ce que le décret sanctionne.