Les 12 annexes expliquées : à quoi sert chaque état, et qui le lit
Une annexe n'est pas un formulaire administratif. Chacune répond à une question qu'un copropriétaire, un conseil syndical ou un juge peut poser. Comprendre la question rend l'état facile à produire — et difficile à contester.
MIS À JOUR LE 8 SEPT. 2026 · LECTURE 7 MIN · FR / AR
La logique d'ensemble
Les états se répartissent en trois familles. Ceux qui décrivent la situation à la date de clôture — ce que la copropriété possède, doit, et lui est dû. Ceux qui décrivent le mouvement de l'exercice — ce qui a été budgété, dépensé, appelé, encaissé. Et ceux qui descendent au niveau du lot, c'est-à-dire au niveau où le copropriétaire vérifie.
Un état est contestable quand il ne se raccroche pas aux autres. Si le total des quotes-parts par lot ne fait pas le total des charges de l'exercice, l'assemblée a raison de refuser l'approbation.
Les états de situation
Ils photographient la copropriété au jour de la clôture : trésorerie disponible, créances sur les copropriétaires, dettes envers les fournisseurs, provisions constituées pour les travaux votés.
- Situation de trésorerie, rapprochée avec les relevés bancaires.
- État des créances par lot, avec l'ancienneté des impayés.
- État des dettes fournisseurs, contrats en cours inclus.
- Provisions et fonds de travaux, avec leur affectation votée.
Les états de mouvement
Ils racontent l'exercice : le budget voté en assemblée, ce qui a réellement été dépensé poste par poste, l'écart, et les appels de fonds émis en regard. C'est ici que l'assemblée juge la gestion.
- Budget prévisionnel voté, poste par poste.
- Charges réalisées de l'exercice, avec justificatifs référencés.
- Écart budget/réalisé, expliqué là où il est significatif.
- Appels de fonds émis et encaissements constatés.
Les états par lot
Ce sont les plus lus, parce que chacun y cherche sa ligne. La quote-part de charges par lot, calculée selon les clés de répartition, avec le détail du calcul et le traitement explicite de l'écart d'arrondi.
C'est aussi là que les logiciels approximatifs se font prendre : un centime perdu multiplié par quarante-huit lots, et le total ne boucle plus.
- Charges par lot et par clé de répartition.
- Situation individuelle : appelé, payé, solde, échéancier éventuel.
- Répartition des charges variables — eau, déchets — selon l'usage constaté.
Une réserve sur les intitulés officiels
Les regroupements présentés ici décrivent la fonction de chaque état, pas leur intitulé réglementaire exact. Avant d'imprimer un jeu d'annexes pour une assemblée, faites vérifier les intitulés et l'ordre sur le texte officiel — c'est précisément le genre de détail sur lequel une contestation prospère.
Intitulés à vérifier sur le texte officiel
Cette page explique la fonction des états, dans un langage utilisable en assemblée. Les intitulés et l'ordre réglementaires doivent être confirmés sur le texte publié ; le produit les reprend tels qu'ils y figurent.
Voir une Annexe 10 réelle, avec ses lignes traçables
En démonstration, chaque ligne de charge remonte à sa facture.