Modèle de procès-verbal d'assemblée générale
La structure complète d'un PV qui tient : composition de l'assemblée, quorum constaté, pouvoirs, débat résumé point par point, résultat des votes en tantièmes, décisions et leurs délais d'exécution, modalités de contestation.
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Ce qu'un PV doit établir
Le PV n'est pas un compte rendu de réunion. C'est l'acte qui prouve que des décisions ont été prises régulièrement, par des personnes habilitées, à la majorité requise. Tout ce qui ne sert pas cette démonstration l'affaiblit.
- Qui était présent, qui était représenté, par qui, et sur combien de tantièmes.
- Le quorum constaté à l'ouverture, et son évolution si des participants arrivent ou partent.
- Pour chaque point : la majorité requise, les voix pour, contre, les abstentions, en tantièmes.
- Les décisions adoptées, avec leur délai d'exécution et le responsable désigné.
- Les contestations exprimées, consignées comme telles.
Le résumé des débats
Il doit être court et neutre. Un PV qui rapporte les échanges dans le détail donne prise à la contestation ; un PV qui les ignore complètement prive l'assemblée de la mémoire de ses arbitrages. Deux à quatre phrases par point sensible suffisent.
Distribution et contestation
Le PV doit parvenir à tous les copropriétaires, présents ou non, dans un délai court après la séance. C'est cette distribution, et sa preuve, qui fait courir le délai de contestation. Une contestation reçue ne modifie jamais le PV : elle s'y annexe.
Une correction ne s'écrase pas
Si une erreur matérielle est constatée après distribution, la pratique sûre est d'émettre un rectificatif daté qui référence le PV initial, et non de rediffuser un document modifié. Le produit fonctionne de cette façon par construction.
Voir un PV généré à la clôture d'une séance
La résidence de démonstration contient une AG passée, avec son PV et ses pouvoirs.